AJ Produkter AS og personvernforordningen (GDPR)

I AJ Produkter AS («AJ») streber vi alltid mot å bygge langsiktige samarbeid med kunder, selskaper og organisasjoner, samt deres representanter og alle kunder som kjøper direkte fra oss. Våre kunder er svært viktige for oss, og vi vil derfor alltid behandle personopplysninger med den største forsiktighet og i henhold til personvernforordningen.

Hvis du ønsker å vite mer om hvordan og hvorfor vi samler inn og bruker dine personopplysninger, kan du lese vår personvernerklæring under. Der får du også vite hvordan du ber om, endrer eller krever sletting av slike opplysninger. Vårt mål er at våre prosesser og IT-systemer oppfyller alle krav i norsk personvernlovgivning (f.eks. den norske personopplysningsloven) og EUs personvernforordning (GDPR), som trådte i kraft 25. mai 2018.

Se nettsidene til Datatilsynet for mer informasjon.

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og bruker dine personopplysninger. I tillegg forklarer og beskriver den hvorfor vi bruker disse opplysningene samt gir informasjon om hvilke rettigheter du har, f.eks. hvordan du kan be om, endre eller kreve sletting av opplysningene vi behandler om deg.

Kundes kontaktopplysninger – hvilke opplysninger samler vi inn, og hvordan og hvorfor samler vi inn disse?

Når du som kunde, enten som en representant for et firma eller som privat forbruker, kjøper produkter fra AJ, oppgir du personopplysninger, som ditt navn, e-postadresse og telefonnummer. En forbruker fyller vanligvis også inn sin hjemmeadresse.

Disse opplysningene bruker AJ til å gi kunden en god kundeopplevelse gjennom hele bestillings- og salgsprosessen: presentasjon av vårt produktutvalg, innsending av bestilling, levering, potensielle klager/garantisaker og utvikling av våre tilbud og IT-prosesser.

Vi dokumenterer vår kommunikasjon med deg. Kommunikasjon med deg som kunde gjennomføres via telefon, e-post, chat, skriftlig og personlig kontakt samt digitale medier. Vi dokumenterer vår kommunikasjon så vi kan følge opp kundesaker og klager, samt håndtere alt som måtte oppstå i ditt kundeforhold til AJ, som spørsmål knyttet til kjøp/bestillinger, klager, garantisaker eller andre klager/innspill du ønsker å gjøre oss oppmerksom på.

Hvem er ansvarlig for personopplysningene som samles inn og behandles?

Vi, AJ, et aksjeselskap med organisasjonsnummer 933 541 835, Myrvangveien 14, 2040 Kløfta, Norge, er behandlingsansvarlig for personopplysningene. Personopplysningene kan behandles av oss eller av våre partnere.

Vi er alltid ansvarlige for partnere som behandler personopplysninger på våre vegne, og disse kalles databehandlere. Les mer om våre databehandlere og andre mottakere av personopplysninger nedenfor.

Hvilke opplysninger samles inn, for hvilke formål, og hvor lenge lagres opplysningene?

Vi behandler noen personopplysninger som følge av lovkrav. Andre opplysninger behandler vi for å oppfylle et avtaleforhold til deg, så vi deretter kan oppfylle våre forpliktelser etter kjøpsavtalen.

Hovedformål: Å oppfylle vår avtale med deg

Rettslig grunnlag

Vi trenger en rekke personopplysninger for å kunne opprette en avtale med deg og deretter oppfylle våre forpliktelser etter denne avtalen, som spesifisert nedenfor. Innsamlingen av personopplysninger følger av det rettslige grunnlaget for oppfyllelse av avtalen.

Underliggende formål

Vi må behandle dine personopplysninger i tilknytning til bestillinger og levering (inkludert varslinger og kontakt i tilknytning til levering) for å kunne oppfylle og ferdigstille våre forpliktelser i henhold til kjøpsavtalen. I enkelte tilfeller håndterer vi også klager og garantisaker og personopplysninger innsamlet i tilknytning til dette. Ytterligere personopplysninger kan bli behandlet i tilknytning til tjenester som f.eks. bestilling av montering, levering og hjemlevering. Merk at alle formålene beskrevet ovenfor krever separat og individuell behandling av personopplysninger.

Personopplysningene

Personopplysningene vi behandler for å kunne oppfylle kjøpsavtalen er:
i. navn,
ii. e-postadresse,
iii. adresse,
iv. telefonnummer og
v. betalingsopplysninger.
Dersom du er firmakunde vil personopplysningskategoriene over også bli behandlet for den personen som er oppgitt som kontaktperson.

Lagringstid

Opplysningene vil bli lagret og behandlet på grunnlag av en bindende avtale.

Hvor lenge kontaktopplysninger om bedrifter og kunder vil bli lagret, kommer an på hvor ofte våre kunder gjør innkjøp og garantiperioden for produktene våre. Derfor, avhengig av hvilke varer du har kjøpt fra oss, kan lagringstiden variere mellom tre (3) og tretti (30) år.

Når garantiperioden har utløpt, blir dine personopplysninger lagret i ytterligere tolv (12) måneder og deretter anonymisert. Anonymiseringsprosessen gjennomføres månedlig. Personopplysninger og kundeopplysninger med åpen saldo eldre enn tolv (12) måneder beholdes i opprinnelig form og en eventuell anonymisering vurderes månedlig.

Lagringsperioden for opplysninger om enkeltpersoner er basert på våre forpliktelser overfor deg som forbruker. Opplysningene vil bli slettet eller anonymisert når bestillingen er fullført, levert og betalt og garantiperioden har utløpt. Når opplysningene er anonymiserte, er de ikke lenger identifiserbare, og regnes ikke lenger som personopplysninger.

Vi vil imidlertid behandle dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å kunne håndtere en eventuell klage og garantisaker, eller i en lengre periode, dersom dette er nødvendig for å kunne håndtere en slik prosess.

Hovedformål: Oppretting av kundeprofil

Rettslig grunnlag

Du må opprette en kundeprofil for å kunne handle fra oss. Dette er fordi vi må kunne oppfylle produktspesifikke garantier (les mer nedenfor). Innsamlingen av personopplysninger følger av det rettslige grunnlaget for oppfyllelse av avtalen.

Underliggende formål

For å gjennomføre et kjøp og dermed opprette et avtaleforhold, må kundene opprette en kundeprofil på AJs nettsted gjennom Mine sider. Formålet med dette er at AJ skal være i stand til å oppfylle garantier og dokumentere kundesaker/klager. Du er ansvarlig for til enhver tid å oppdatere opplysningene ved eventuelle endringer.

Personopplysningene

Personopplysningene vi behandler for å kunne oppfylle kjøpsavtalen er:
i. navn,
ii. e-postadresse,
iii. telefonnummer og
iv. fødselsnummer (ved registrering som enkeltpersonforetak).

Lagringstid

AJ vil behandle personopplysningene som kreves for å holde din kundeprofil aktiv så lenge du er kunde, har åpne saker hos oss (f.eks. garantisaker eller klager) eller bruker våre digitale tjenester. Deretter vil vi behandle dine personopplysninger, for samme formål som over, i en periode på tolv (12) måneder. Personopplysningene vil deretter bli anonymisert. Anonymiseringsprosessen gjennomføres månedlig. Kommunikasjon sendt inn gjennom våre digitale kanaler lagres inntil videre.

Hovedformål: Distribusjon av nyhetsbrev

Rettslig grunnlag og formål

Personopplysningene som kreves for å gjennomføre kommunikasjon gjennom nyhetsbrev er spesifisert nedenfor. Innsamling av personopplysninger følger av det rettslige grunnlaget for en vekting av interesser. AJ har en berettiget interesse av å formidle nyheter til deg når du har registrert din interesse for å motta slike nyheter.

Personopplysningene

Personopplysningene vi behandler for å kunne tilpasse slike tilbud er:
i. e-postadresse.

Lagringstid

AJ vil behandle de personopplysningene som kreves for å sende ut nyhetsbrev til deg helt til du melder deg av tjenesten. Du kan når som helst melde deg av ved å trykke på lenken for å stoppe abonnementet nederst i e-posten.

Hovedformål: Individualisering av våre tilbud til deg

Rettslig grunnlag

For å kunne imøtekomme våre kunders interesse for å motta relevant og individualisert markedsføring og kampanjer gjennom våre kanaler og It-systemer, behandler vi følgende personopplysninger. Innsamling av personopplysninger følger av det rettslige grunnlaget for en vekting av interesser. AJ har en berettiget interesse av å formidle nyheter til deg og gi deg tilbud spesifikt tilpasset dine behov.

Underliggende formål

Vi behandler enkelte typer personopplysninger for å kunne individualisere tilbud og gjøre dem så relevante for deg som mulig, for å presentere et relevant vareutvalg, produktanbefalinger, inspirasjon og andre tilknyttede aktiviteter, gi tilpassede nyheter og distribuere kataloger.

Personopplysningene

Personopplysningene vi behandler for å kunne tilpasse slike tilbud er:
i. navn,
ii. brukernavn,
iii. kontaktinformasjon (e-postadresse og telefonnummer),
iv. alder,
v. kjønn,
vi. bosteds- eller firmaadresse,
vii. kjøpshistorikk,
viii. brukergenererte opplysninger (f.eks. klikk- og besøkshistorikk) på vårt nettsted (for mer informasjon, se vår informasjonskapselerklæring) og
ix. andre preferanser du har spesifisert for oss.
Digitale kanaler kan være søkemotorer, som Google og Bing, samt sosiale medier, digitale reklamenettverk samt våre egne og eksterne kundeundersøkelser.

Lagringstid

AJ vil behandle personopplysningene som kreves for å holde din kundeprofil aktiv så lenge du er kunde, har åpne saker hos oss (f.eks. garantisaker eller klager) eller bruker våre digitale tjenester. Deretter vil vi behandle dine personopplysninger, for samme formål som over, i en periode på tolv (12) måneder. Personopplysningene vil deretter bli anonymisert. Anonymiseringsprosessen gjennomføres månedlig. Kommunikasjon sendt inn gjennom våre digitale kanaler lagres inntil videre.

Hvordan foregår individualiseringsprosessen (dvs. hvordan behandler vi dine personopplysninger)?

Vi gjennomfører analyser på individuelt nivå, hvor opplysninger enten blir sortert inn i en kundegruppe (såkalte kundesegmenter eller bransjetype) eller det opprettes en unik profil. Innsikt fra denne analysen danner grunnlaget for dine personlige og relevante tilbud. Disse opplysningene danner deretter grunnlaget for ulike markedsaktiviteter, som e-postdistribusjon og digital markedsføring i alle medier selskapet benytter.

Hovedformål: Kampanjer basert på dine digitale aktiviteter

Formål og rettslig grunnlag

Å kunne gi deg personlige tilbud og inspirasjon basert på hva du har vist interesse for på AJs nettsted eller i våre kanaler. Du har akseptert slik behandling dersom du har godtatt informasjonskapsler og samtykket til vår informasjonskapselerklæring.

For mer informasjon om hvordan du avviser informasjonskapsler, se vår informasjonskapselerklæring.

Personopplysningene

• Brukergenererte opplysninger (f.eks. klikk- og besøkshistorikk) på vårt nettsted.
Lagringstid

For mer informasjon og lagringstid, se vår informasjonskapselerklæring.

Hovedformål: Evaluering, utvikling og forbedring av AJ

Formål og rettslig grunnlag

For å kunne oppfylle vår interesse for kontinuerlig evaluering, utvikling og forbedring av AJs tilbud, behandler vi følgende personopplysninger gjennom våre kanaler og IT-systemer på det rettslige grunnlaget av å forfølge berettigede interesser. AJ har en berettiget interesse av å behandle opplysninger om kjøpshistorikk, klager og andre relaterte opplysninger for bedre å kunne utvikle våre tilbud og tjenester til deg som kunde. Slik behandling er nødvendig for å oppfylle vår berettigede interesse av å styre livssyklusen til våre systemer, produkter og tjenester, samt av å beskytte og utvikle disse.

Underliggende formål

AJ kan bruke opplysninger innsamlet gjennom kundeundersøkelser, kundekontakt eller kjøpshistorikk i analyser hvis formål er å utvikle selskapet, f.eks. gjennom å utvikle våre nettsider og disses funksjoner. Analysene bidrar til å sikre våre logistikkprosesser og prognoser for lagerbehandling og utvikling av vårt produktutvalg, samt til å legge grunnlaget for vårt IT-system for generelt bedre sikkerhet for våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.

Personopplysningene

De fleste opplysnignene innsamlet for dette formålet vil bli anonymisert. Enkelte opplysninger kan likevel inneholde personopplysninger, som:
i. korrespondanse og tilbakemeldinger knyttet til våre tjenester og produkter og vår kundebehandling.
Dersom opplysninger samles inn og behandles i identifiserbart format når du kommuniserer med AJ vil du få spesifikk beskjed om dette fra oss. Andre opplysninger vi behandler er anonymisert og regnes derfor ikke som personopplysninger, som klikk- og besøkshistorikk, telefonsamtaler og chat-samtaler. I tillegg behandler vi også noen ganger tekniske opplysninger knyttet til enheter og disses innstillinger, f.eks. domener, enheter, nettleserinnstillinger og operativsystemer. Disse opplysningene er anonymiserte og kan ikke brukes til å identifisere deg som person.

Lagringstid

Dine personopplysninger lagres like lenge som spesifisert for de respektive formålene for behandling av dine personopplysninger ovenfor. Fra personopplysningene først blir lagret i logger, vil opplysningene beholdes for feilsøking og hendelsesrespons i en periode på tretten (13) måneder.

Dine rettigheter når vi behandler dine personopplysninger

Du har etter loven flere rettigheter når vi behandler dine personopplysninger. Du har f.eks. rett til innsyn i alle personopplysninger vi behandler om det (utdrag), du har rett til å kreve retting av uriktige opplysninger, og du kan kreve sletting (til en viss grad) av personopplysninger.

Dine rettigheter er:
i. Rett til å bli informert
ii. Rett til innsyn
iii. Rett til retting
iv. Rett til sletting
v. Rett til begrensning av behandling
vi. Rett til dataportabilitet
vii. Rett til å protestere
viii. Rett til å klage til Datatilsynet

Se under for en gjennomgang av dine mest relevante rettigheter. Dersom du vil lese mer om hvilke rettigheter du har, finner du detaljert informasjon her.

Ditt personvern er svært viktig for oss. Det er derfor viktig for AJ å være åpen om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Det er viktig for oss at du får innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, og hvis du vil ha mer detaljert informasjon om disse opplysningene, kan du be om å få et utdrag fra registeret. Du kan enkelt be om dette ved å sende en e-post til info@ajprodukter.no.

For å sikre at vi utleverer opplysningene til riktig person og at vi ikke utleverer dine personopplysninger til uvedkommende, må vi være sikre på at henvendelsen kommer fra deg. For å kunne håndtere din henvendelse vil vi opplyse om hvordan du kan identifisere deg når du sender inn skjemaet via våre nettsider.

Du kan også be om sletting av dine kontaktopplysninger som kunde (rett til sletting) og har rett til å kreve retting av dine personopplysninger. Vi tar en gjennomgang og anonymiserer våre bedriftskunders kontakopplysninger etter fire (4) år uten transaksjoner. Enkeltpersoner, dvs. opplysninger om forbrukere, er underlagt samme anonymiseringsprosess, gitt at alle våre forpliktelser overfor kunden er fullført.

Du kan enkelt be om sletting ved å sende en e-post til info@ajprodukter.no. Vi vil svare med informasjon om hvordan du kan identifisere deg selv, slik at vi kan behandle din forespørsel.

Gå til Mine sider på våre nettsider, ta kontakt via vårt nyhetsbrev eller ring kundeservice på +47 67 02 42 00 hvis du ønsker å endre ller rette kontaktopplysninger eller melde deg av markedsføringskommunikasjon, som nyhetsbrev og kataloger.

Du har alltid rett til å sende inn klage angående vår behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet. Vi foretrekker imidlertid at du kontakter oss direkte først, slik at vi får en mulighet til å løse dine spørsmål og klager. Du kan kontakte oss på info@ajprodukter.no.


Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi bruker IT-systemer for å beskytte konfidensialiteten, integriteten og tilgangen til våre kunders kontaktopplysninger. Innad i vår organisasjon vil tilgangen til dine personopplysninger være begrenset til personer som faktisk har behov for å behandle dine personopplysninger for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg som kunde.

Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?

Databehandlere

Dersom det er nødvendig for å tilby våre tjenester, vil vi dele dine personopplysninger med selskaper som er våre databehandlere. En databehandler er et selskap som behandler opplysninger på våre vegne i henhold til våre instrukser.

Vi har databehandlere som hjelper oss med:

i. Transport (logistikkselskaper og speditører)
ii. Betalingsløsninger (kortgodkjenningsselskaper, banker og andre leverandører av betalingstjenester)
iii. Markedsføring (trykk og distribusjon, søkemotorer, sosiale medier, digitale markedsføringsnettverk, media- eller reklamebyråer)
iv. IT-tjenester (selskaper som håndterer nødvendige oppgaver, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger)

Når dine personopplysninger deles med slike databehandlere, skjer dette utelukkende for formål i tråd med de formålene som er grunnlaget for at vi har samlet inn disse opplysningene. Vi fører kontroll med alle databehandlere for å sikre at de kan yte tilsvarende garantier knyttet til sikkerhet og konfidensialitet for personopplysninger.

Vi har inngått skriftlige avtaler med alle databehandlere, hvor de garanterer for sikkerheten til alle behandlede personopplysninger og forplikter seg til å rette seg etter våre sikkerhetskrav, samt eventuelle begrensninger og krav knyttet til internasjonale overføringer av personopplysninger.

Selskaper som er dataansvarlige på uavhengig grunnlag
Vi deler dine personopplysninger med enkelte selskaper som har et uavhengig ansvar for personopplysningene (behandlingsansvarlige). Dette betyr at vi ikke kan kontrollere hvordan de behandler opplysningene som formidles.

Vi deler dine personopplysninger med følgende uavhengige dataansvarlige:

i. Myndigheter (politi, skattemyndigheter eller andre myndigheter) dersom vi etter loven er pålagt å gjøre dette, eller ved eventuell mistanke om straffbare handlinger
ii. Selskaper som håndterer generell varetransport (logistikkselskaper og speditører)
iii. Selskaper som tilbyr betalingsløsninger (kortgodkjenningsselskaper, banker og andre leverandører av betalingstjenester)

Når dine personopplysninger er delt med en uavhengig dataansvarlig, vil det være dennes personvernerklæring og regler for behandling av personopplysninger som gjelder.


Hvor behandler vi dine personopplysninger?

Vi vil alltid gjøre vårt beste for å behandle dine kontaktopplysninger innenfor EU/EØS, og alle våre IT-systemer befinner seg innenfor EU/EØS. Ved systemsupport, -vedlikehold og -utvikling kan det i enkelte tilfeller være nødvendig å overføre opplysningene til et land utenfor EU/EØS, f.eks. hvis vi deler dine kontaktopplysninger med en databehandler som, enten selv eller gjennom en underleverandør, er etablert i et land utenfor EU/EØS, eller lagrer personopplysninger der. I slike tilfeller vil databehandleren kun få tilgang til opplysninger som er relevant for det gitte formålet.

Uavhengig av i hvilket land dine kontaktopplysninger behandles, treffer vi alle rimelige rettslige, tekniske og organisasjonsmessige tiltak for å sikre en grad av beskyttelse som tilsvarer den beskyttelse som gjelder innenfor EU/EØS. Vi krever, gjennom våre avtaler, at våre databehandlere følger personvernlover og -forskrifter, som GDPR og nasjonale personvernlover. I tillegg krever vi at ingen opplysninger får føres ut til et land utenfor EU/EØS uten at det foreligger en avtale, en tilstrekkelig grad av beskyttelse eller bindende regler for å beskytte personopplysningene.

Oppdatert versjon av vår personvernerklæring er alltid tilgjengelig fra www.ajprodukter.no.


Om nettstedet

Denne informasjonen gjelder kun for dette nettstedet og vil derfor ikke gjelde for tredjeparts nettsteder. For lenker på våre nettsider som tar deg til andre nettsteder gjelder det respektive selskapets og nettstedets personvernerklæring. Siden de lenkede sidene ikke kontrolleres av AJ, kan vi ikke holdes ansvarlig for innholdet som formidles på disse nettstedene. Du bør derfor alltid lese personvernerklæringen på nettstedene du besøker.


Om javascript på www.ajprodukter.no

Vårt nettsted www.ajprodukter.no inneholder javascript. Dette er teknologi vi bruker for at du som besøkende skal kunne få en så enkel brukeropplevelse som mulig på vårt nettsted. Kort sagt kreves javascript for at bilder skal vises riktig, for at funksjoner som menyer, skjemaer og innlogging til Mine sider skal fungere så smidig som mulig, og for å hente og sortere opplysninger.


Om informasjonskapsler på www.ajprodukter.no

Informasjonskapsler (cookies) er datafiler som kan inneholde små mengder informasjon, og som lagres på enheten din. Selve informasjonskapselen inneholder normalt ikke personopplysninger, men den kan gjøre det i enkelte tilfeller.  Se vår informasjonskapselerklæring på www.ajprodukter.no for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker på vårt nettsted.